Сканирование архивных картотек является, несомненно, важнейшим направлением работы для Центра розыска и информации Российского Красного Креста. Перевод архивных фондов в формат электронных баз данных в будущем сможет значительно ускорить и облегчить процесс поиска информации и расширит возможности по исследованию и обобщению архивных материалов.
Однако, важно понимать, что сам процесс сканирования таких архивов — это не просто автоматическое поточное сканирование материалов, а достаточно трудоемкий процесс, разделенный на ряд обязательных этапов.
Непосредственное сканирование карточки (например, относящейся к картотеке на эвакуированных лиц) – это лишь первый технический этап, но при этом, далеко не все карточки ввиду их ветхости легко «читаются» сканером (для таких карточек необходимо использовать дополнительные параметры сканирования). Далее, такая отсканированная карточка должна быть правильно системно индексирована, а уже после этого специалист по сканированию вручную вносит в базу данных основные сведения данной карточки и прикрепляет, соответственно, ее сканированную копию.
Здесь сложность и кропотливость работы заключается в том, что далеко не всегда можно легко и однозначно прочесть записанные от руки еще в период Великой Отечественной войны данные на заявителя. Иногда требуется значительное время на определение истинного написания, имени, фамилии, места рождения и других данных. При необходимости, если сомнения остаются, то в программу нужно внести соответствующие пометки.
Поэтому, говоря про сканирование картотек, очень важно понимать, насколько скрупулёзный и ответственный этот процесс, так как некорректно сохраненные данные в будущем могут навсегда скрыть информацию о том или ином человеке.
Сотрудники ЦРИ РКК полностью осознают важность такой работы по сканированию архивных фондов и созданию базы данных. Работа ведется исходя из имеющихся ресурсов, в том числе благодаря поддержке Международного Комитета Красного Креста. При этом, мы активно продолжаем искать дополнительные ресурсы и партнеров для расширения этой столь значимой работы по сканированию и сохранению архивов ЦРИ РКК.